Das papierlose Büro: So lassen sich mit den Google-Apps Dokumente scannen, organisieren und sichern

 

Viele Menschen und Unternehmen versuchen sich am papierlosen Büro, doch aus verschiedensten Gründen ist das gar nicht so einfach. Auf der technischen Seite gibt es viele Lösungen, wobei auch Google immer mehr Apps und Funktionen anbietet, um Dokumente zu digitalisieren, zu sichern und natürlich auch zu analysieren. In diesem Artikel stellen wir euch vier Google-Produkte vor, mit denen sich Dokumente digitalisieren oder aufbewahren lassen.

Google hat sich schon vor vielen Jahren die Digitalisierung des Alltags auf die Fahnen geschrieben und bietet unzählige Produkte an, mit denen genau dies möglich ist. Doch interessanterweise gab es bis vor wenigen Wochen keine Komplettlösung für ein papierloses Büro. Mit dem Launch von Stack hat man nun erstmals eine Lösung präsentiert, doch diese wird unter dem Dach der Inkubator-Tochter betrieben und dürfte somit kein langes Leben haben. Außerdem wird diese aktuell nur für US-Nutzer angeboten.

Aber natürlich lassen sich auch viele andere Google-Apps nutzen, die Überschneidungen mit diesen Bereichen haben, aber normalerweise auf die Erstellung und das Teilen von digitalen Dokumente ausgerichtet sind. Die reine Digitalisierung wurde oft außer Acht gelassen, was man sich aus so mancher Sicht kaum erklären kann. Mit Produkten wie Google Drive, Google Fotos und Google Lens hat man zwar starke Werkzeuge an der Hand, deren Integration untereinander aber leider zu Wünschen übrig lässt.

Hier eine kurze Auflistung der Produkte und Möglichkeiten, mit denen ihr euren Papier-Alltag in die Google-Cloud verlagern könnt. Von Rechnungen über Anschreiben und Briefe bis zu Kassenbons oder sonstigen Dokumenten gibt es für manches spezielle Möglichkeiten.

Dokumente scannen mit Google Drive

Google Drive hat einen integrierten Kamera-Scanner, der vielen Nutzern vermutlich gar nicht bekannt ist. Mit diesem könnt ihr jede Seite eines Dokuments abfotografieren, zuschneiden und am Ende zu einem mehrseitigen PDF zusammenfügen. Dieses wird im Google Drive gespeichert und kann dort dauerhaft aufbewahrt, organisiert und auch mit anderen Nutzern geteilt werden. Die Suchfunktion kann das Dokument in den meisten Fällen indexieren und somit durchsuchbar machen. Ein echtes OCR mit Möglichkeiten zur Bearbeitung wird aber leider nicht geboten.

» So lassen sich Dokumente mit Google Drive scannen

Dokumente verwalten mit Google Fotos

Bei Google Fotos gibt es keine PDFs, sondern nur Bilder und Videos. Seit einigen Monaten werden alle abfotografierten Dokumente in einer separaten Kategorie gelistet und dort sogar in viele weitere Unterkategorien einsortiert. Dadurch könnt ihr die starke Suchfunktion verwenden, um schnell alle abfotografierten Inhalte zu finden. Und wenn ihr das passende Dokument gefunden habt, kann es direkt mit der Google Lens-Integration den Text aus Bildern kopieren.

Ein Mix aus der Funktionalität von Google Fotos und Google Drive wäre wünschenswert, ist in der aktuellen Umsetzung aber noch nicht zu finden.

» Google Fotos findet und sortiert Dokumente

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Google Kamera mit Lens-Integration

Schon seit längerer Zeit ist Google Lens in die Google Kamera-App integriert und bietet die nahtlose Möglichkeit, abfotografierte Dokumente zu analysieren. Direkt nach dem Fotografieren lässt sich Text markieren, kopieren und bei Bedarf auch übersetzen. Das gehört zu den Grundfunktionen von Google Lens und ist natürlich auch in der eigenständigen App verfügbar. Über die Kamera geht es im Bedarfsfall aber schneller und die meisten Menschen dürften diese schneller starten können, als die Lens-App.

» Google Kamera: Die Android-App kann jetzt Dokumente scannen, kopieren und übersetzen – dank Google Lens

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Zu guter Letzt soll auch das bereits erwähnte Stack nicht fehlen, das hierzulande aber noch nicht nutzbar ist und aus meiner Sicht auch keine große Zukunftschancen hat. Ich betrachte es eher als Testballon, der schlussendlich in einer integrierten Funktionalität in Google Drive oder Google Fotos enden wird. Es tut sich also etwas, aber Googles Mühlen mahlen mal wieder sehr langsam.

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