GMail: So könnt ihr den E-Mail-Alltag mit GMail und Co. optimieren – 10 simple Tipps von der Google-Expertin
Googles E-Mail-Dienst GMail hat vor wenigen Tagen in aller Stille den 18. Geburtstag gefeiert und ist somit endlich Erwachsen geworden. Weil das Bearbeiten von E-Mails auch heute noch eine sehr zeitraubende Aufgabe sein kann, hat Google schon vor längerer Zeit zehn einfache Tipps veröffentlicht, mit denen sich der E-Mail-Alltag optimieren und viel Zeit gewinnen lässt. Die meisten Tipps sind sehr Allgemein gehalten und somit auch auf vielen anderen Plattformen anwendbar.
Mit GMail hat Google vor vielen Jahren einige Neuerungen im E-Mail-Verkehr eingeführt, die zwar nicht jedem gefallen, aber längst nicht mehr wegzudenken sind. Google hat Lösungen wie etwa die Konversationsansicht, bärenstarke Spamfilter oder das E-Mail-Archiv zwar nicht erfunden, aber maßgeblich zur Etablierung beigetragen. Aber auch als Nutzer hat man es in der Hand, den Umgang mit E-Mails zu optimieren und durch einfache Herangehensweisen viel Zeit zu gewinnen.
Eine Google-Expertin hat vor einiger Zeit zehn einfache Tipps im Google-Blog veröffentlicht, mit denen sich der Umgang mit E-Mails im Alltag optimieren lässt. Diese Tipps beziehen sich zum großen Teil auf die E-Mail im Allgemeinen und nicht direkt auf GMail, sodass auch Nutzer aller anderer Plattformen etwas davon haben. Im Folgenden findet ihr die Übersetzung dieser Tipps ohne jegliche Wertung meinerseits. Einiges mag im ersten Moment vielleicht etwas überzogen wirken, aber wer etwas länger darüber nachdenkt, kann sicher einige wertvolle Tipps beim Umgang mit der digitalen Post herausziehen.
- Benachrichtigungen reduzieren: Lass dich nicht von zu vielen Benachrichtigungen über E-Mails ablenken, sondern öffne den Posteingang stattdessen selbst in regelmäßigen Abständen. Nutze auf dem Smartphone die Möglichkeit nur über wichtige E-Mails informiert zu werden und blende alle unwichtigen eingehenden Nachrichten aus. Für diesen Tipp kommt das erst vor wenigen Tagen ausgerollte neue Feature zusätzlich zum Einsatz, mit dem sich Benachrichtigungen nur auf einem Gerät anzeigen lassen.
- Antworte innerhalb von 24 Stunden: Vermutlich kannst du nicht auf alle E-Mails innerhalb von 24 Stunden antworten, aber du kannst es verhindern, dass du eine Erinnerung von ungeduldigen Kollegen bekommst. Antworte einfach nur kurz und teile mit, dass du dich später ausführlich kümmern und antworten wirst. Das nimmt dir den Druck heraus.
- Schließe den Posteingang: E-Mails sind an vielen Arbeitsplätzen unverzichtbar, können aber auch stark ablenken (siehe Punkt #1). Nicht wenige Menschen checken ihre Mails alle 30 Minuten oder öfter. Wenn du an einer wichtigen Aufgabe arbeitest, schließe den E-Mail Tab, sodass du dich besser konzentrieren und fokussieren kannst.
- Öffne eine E-Mail nicht mehr als zweimal: Wenn du eine E-Mail liest und als ungelesen markierst, musst du sie später wieder öffnen und erneut lesen. Versehe sie stattdessen mit einem Label wie „unbedingt antworten“ oder „diese Woche antworten“ um Kontext zu haben und beim zweiten Mal schneller zu wissen, worum es geht. (Anmerkung: Ihr könnt auch einfach Stichworte als Antwort schreiben und diese als Entwurf speichern)
- Sortieren, Lesen und Antworten sollten getrennt werden: Viele Menschen lesen, sortieren und beantworten ihre E-Mails zugleich – wobei die Konzentration sehr schnell nachlassen kann. Trenne diese Aktivitäten stattdessen und nimm dir jeweils eine Aufgabe vor. Sortiere alles und dann beantworte alles.
- Hebe nur E-Mails auf, die eine Aktion erfordern: Wenn sich zu viele unwichtige E-Mails im Posteingang befinden, gibt es deinem Gehirn unterbewusst das Signal, zuviel zu tun zu haben. Lasse stattdessen nur wichtige E-Mails im Posteingang und Lösche oder Archiviere alle anderen bzw. stelle diese zurück. Sei dabei „rücksichtslos“
- Überspringe unwichtige E-Mails: Jede eingehende E-Mail nimmt ein kleines Stück deiner Energie in Anspruch, sodass sich nur wichtige E-Mails im Posteingang befinden sollten. Erstelle dafür Filter in GMail und setze diese so ein, dass unwichtige Mails wie z.B. Newsletter den Posteingang überspringen und dort gar nicht erst angezeigt werden. Wenn du Zeit hast, kannst du sie später immer noch lesen oder durchsuchen.
- Vermische nicht gelesen und ungelesene E-Mails: Gelesen und ungelesene E-Mails zu vermischen ist ein Rezept für Verwirrung und Sorgen. Trenne diese stattdessen sauber in mehreren Posteingängen, die du sehr einfach mit GMail erstellen kannst. Außerdem kannst du Label anlegen und bereits gelesene E-Mails mit einem speziellen Tag wie etwa „ToDo“ oder „Follow Up“ versehen.
- Bleibe konzentriert und verstecke neue E-Mails: Wenn du wichtige E-Mails beantwortest, solltest du nicht von neuen E-Mails abgelenkt werden. Öffne dazu einen speziellen Bereich mit den zurückgestellten oder favorisierten E-Mails und arbeite diese ab, statt im Hintergrund den Posteingang geöffnet zu haben. So bleibt die Konzentration hoch und die Ablenkung von neuen E-Mails wird verhindert.
- Nutze die Suchfunktion: Das Sortieren und Labeln von E-Mails zu Organisationszwecken ist praktisch, aber verrenne dich nicht darin. Erinnere dich, wie Google begonnen hat: Mit der Suche! Nutze die Suchfunktion um E-Mails zu finden, statt endlos Label-Listen durchzusehen. GMail bietet dir sehr viele Operationen für die Suchfunktion, mit denen sich die passende E-Mail schnell finden lässt.
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