GMail: Alles aus der starken Suchfunktion herausholen – alle wichtigen Suchfilter und Parameter in der Übersicht

Veröffentlicht am 17. November 2020 von Jens

Googles GMail ist der mit Abstand meistgenutzte Freemailer und bietet den Nutzern nicht nur mehrere Gigabyte Speicherplatz, sondern auch starke Funktionen zur Organisation aller in der Cloud gespeicherten E-Mails. Zusätzlich bringt die Plattform eine mächtige Suchfunktion mit, die vermutlich nur von den wenigsten Nutzern voll ausgenutzt wird. Heute zeigen und erklären wir euch alle Suchparameter, die zur Einschränkung der Suchergebnisse hilfreich sein können.

Google hat die Nutzer über die Jahre dazu erzogen, nichts mehr zu löschen, sondern höchstens zu archivieren. Das lebt man mit der eigenen Datensammlung vor und hat auch bei den Nutzern dazu geführt, dass GMail, Google Fotos, Drive und die vielen anderen Produkte gut gefüllt sein dürften. Das führt selbst bei einer umfangreichen Organisation mithilfe der Label und Filter dazu, dass man manchmal etwas länger suchen muss. Gut, wenn man es etwas einschränken kann.

Google ist trotz Hunderter weiterer Produkte bis heute im Herzen eine Suchmaschine, was leider nicht an allen Diensten erkennbar ist (Schöne Grüße an den Play Store). Zwar verfügt fast jedes Produkt über eine eigene Suchfunktion, aber die Qualität kann quer durch die Palette stark schwanken. Kürzlich haben wir euch die starke Suchfunktion von Google Fotos vorgestellt und heute legen wir mit GMail nach. Die Mail-Plattform bietet einen eigenen Dialog für die Suchfunktion, über den viele Filter direkt über das Formular angewendet werden können und der in den letzten Jahren zumindest leicht überarbeitet wurde.

Seit einigen Monaten gibt es die Suchen-Chips, mit denen sich die Filter noch leichter anwenden lassen, aber auch diese decken längst nicht alle Möglichkeiten ab und dienen lediglich als Unterstützung. Die grundlegende Suchanfrage gibt man aber nach wie vor in das Suchfeld ein. Und wenn ihr erst einmal alle Parameter verinnerlicht habt – oder zumindest die, die ihr häufig benötigten werdet – geht das auch schnell von der Hand.

Einzelne Suchbegriffe können miteinander kombiniert werden, wobei GMail gleich zwei Möglichkeiten bietet. Gibt man die einzelnen Begriffe in Anführungszeichen ein „Abendessen und Kino heute Abend“, wird nach allen exakt übereinstimmenden Worten oder Wortgruppen gesucht. Gibt man die Begriffe in einer Klammer ein (Abendessen Kino), werden die Begriffe gruppiert. Das lässt sich mit den meisten Filtern als Parameter verwenden.

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Die bekannte vollständige Liste aller GMail-Filter:

from: Zeigt alle eingegangenen Nachrichten von Kontakten mit diesem Namen oder dieser E-Mail-Adresse an
to: Zeigt alle ausgegangenen Nachrichten für Kontakte mit diesem Namen oder dieser E-Mail-Adresse an
subject: Sucht nur im Betreff nach den folgenden Wörtern
label: Zeigt alle Nachrichten an, die mit folgendem Label versehen worden sind
has: Ein sehr umfangreicher Filter, der nach bestimmten Anhängen filtern kann. Suche nach has:attachment zeigt alle Mails mit Dateianhängen an.
Es lässt sich auch nach Typ des Anhangs filtern, wofür folgende selbsterklärende Filter zur Verfügung stehen:
has:drive
has:document
has:spreadsheet
has:presentation
has:youtube
has:userlabels Zeigt nur Nachrichten an, die vom Nutzer mit einem Label versehen worden sind
has:nouserlabels Zeigt nur Nachrichten an, die vom Nutzer NICHT mit einem Label versehen worden sind
list: Zeigt nur Nachrichten aus der folgend angegebenen Mailingliste an
filename: Sucht nach allen Mails mit diesem Dateityp oder diesem Dateinamen. Es kann sowohl nur die Extension (z.B. filename:pdf) oder auch ein vollständiger Name (z.B. filename:rechnung.pdf) angegeben werden
in: Der gleiche Filter wie „label“, schließt aber auch Ordner wie den Papierkorb (trash) oder den Spam-Ordner (spam) ein
is:important: Zeigt nur E-Mails an, die von den GMail-Algorithmen als wichtig eingestuft werden (entspricht der Priority Inbox)

is:chat Zeigt nur E-Mails an, bei denen es sich um ein Chat-Protokoll handelt

is:unread Zeigt nur ungelesene E-Mails an

is:read Zeigt nur Mails an, die bereits gelesen worden sind

has:star Zeigt alle Mails an, die mit einem besonderen Stern versehen worden sind. Möglichkeiten:yellow-star, blue-info, purple-star

cc: Durchsucht alle Mails, die mit an folgenden CC-Empfänger gesendet wurden

bcc: Durchsucht alle Mails, die mit an folgenden BCC-Empfänger gesendet wurden

after: Zeigt alle Nachrichten an, die NACH diesem Datum versendet worden sind. Es muss das amerikanische Format verwendet werden. Beispiel: after:2016/12/31

before: Zeigt alle Nachrichten an, die VOR diesem Datum versendet worden sind. Es muss das amerikanische Format verwendet werden. Beispiel: before:2016/12/31

older_than: Zeigt alle Nachrichten an, die älter als die folgende Angabe sind. Die Angabe erfolgt in Tagen, Monaten oder Jahren. Beispiel: older_than:2d (2 Tage), older_than:2m (2 Monate), older_than:2y (2 Jahre)

newer_than: Zeigt alle Nachrichten an, die jünger als die folgende Angabe sind. Die Angabe erfolgt in Tagen, Monaten oder Jahren. Beispiel: newer_than:2d (2 Tage), newer_than:2m (2 Monate), newer_than:2y (2 Jahre)

category: Zeigt alle Nachrichten in einer der von GMail automatisch erstellten Kategorien an

size: Zeigt alle E-Mails an, die größer als die folgende Angabe in Byte sind

larger: Zeigt alle E-Mails an, die größer als die folgende Angabe in Byte oder Megabyte (ein m an die Zahl anhängen) sind

smaller: Zeigt alle E-Mails an, die kleiner als die folgende Angabe in Byte oder Megabyte (ein m an die Zahl anhängen) sind

Rfc822msgid: Zeigt die Nachricht an, die über die angegebene Header-ID verfügt

l:^g Zeigt alle Konversationen an, über die ihr nicht mehr benachrichtigt werden wollt (muted)

l:^p Zeigt alle Konversationen an, die ihr als Phishing markiert habt

l:^op Zeigt alle Konversationen an, die automatisiert als Phishing eingestuft wurden

l:^os Zeigt alle Konversationen an, die automatisiert als Spam eingestuft wurden

l:^vm Zeigt alle eingegangenen Voicemails an

l:^io_im Zeigt alle wichtigen Nachrichten an, so wie die Important Inbox

l:^unsub Zeigt alle Nachrichten an in denen ein Unsubscribe-Link enthalten ist (soweit GMail diesen erkannt hat)

l:^cff Zeigt alle Konversationen von Kontakten aus den Google+ Kreisen an (funktioniert noch immer)

l:^p_esnotif Zeigt alle Google+ Mail-Benachrichtigungen an (funktioniert noch immer)

Alle Filter lassen sich beliebig miteinander kombinieren.

Tipp: Suchfilter in Label packen
Wer möchte, kann sich einen einmal zusammengebastelten Filter dann auch gleich in den Einstellungen als Regel für einen Filter und in der Folge zur Einsortierung in ein Label einrichten. Anschließend werden automatisch alle eingehenden oder optional auch alle bereits in der Datenbank enthaltenen Mails mit diesem Label versehen, und lassen sich so leichter wiederfinden. Wer möchte, kann sich z.B. eine jährliche oder gar eine monatliche Übersicht aller Mails in ein Label packen. Wie ihr diese Filter einrichtet, erfahrt ihr ausführlich in diesem Artikel. Tipps & Tricks rund um die Label gibt es in diesem Artikel

Setzt z.B. einen Filter ein, der nur Mails zwischen 1. Januar und 31. Dezember eines beliebigen Jahres anzeigt, und schon gibt es ein Archiv aller gespeicherten Mails aus diesem Zeitraum, das sich hinter einem einfachen Label versteckt. Auf der anderen Seite kann man sich natürlich auch ein Label für alle E-Mails einrichten, in denen eine PDF-Datei angehangen ist. Durch die Einschränkung auf den Dateityp und die Dateigröße lassen sich einige schöne Filter und Label zur besseren Organisation einrichten. Die Möglichkeiten sind endlos.

Wer dann irgendwann zu viele Label angelegt hat, sollte diese noch organisieren oder standardmäßig ausblenden, um die Oberfläche nicht zu überfrachten. Auch verschachtelte Label zur Nutzung von erweiterten Archiven sind kein Problem. Wie ihr diese einrichtet, haben wir euch in diesem Artikel ausführlich beschrieben.

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