Labels und Filter bei Google Mail richtig einsetzen

Google Mail
Da Google Mail für die Sortierung von eMails keine Order sondern Labels einsetzt, ist es am anfang etwas schwer dort eine Ordnung reinzubringen. Viele Benutzer – inklusive mir – waren vor Google Mail das manuelle verschieben von eMails in den jeweils passenden Ordner gewohnt. Doch dadurch dass eine eMail nun praktisch in mehrere Ordner verschoben werden kann ergeben sich viele neue Möglichkeiten – wenn man sie richtig einsetzt.

Viele Benutzer benutzen diese praktische Label-Funktion garnicht und lassen alle ihre eMails im Posteingang oder archivieren sie einfach. Das könnte natürlich daran liegen dass die meisten dieses System nicht verstehen, was natürlich schade ist – da hier ein großer Vorteil von Google Mail gegenüber den anderen Anbietern liegt. Deshalb gibt es hier eine kleine Label-Einführung.

Was sind Labels
Erstmal muss man das System der Labels richtig verstehen. Eine eMail wird nicht in mehrere Ordner kopiert, sondern befindet sich im Grunde immer noch im Hauptordner – nur mit einer Art Markierung versehen. Natürlich können für jede eMail dann soviele Labels wie möglich angebracht werden. Wird nun ein bestimmtes Label ausgewählt, so sucht Google Mail nicht in einem Ordner sondern stellt nur alle eMails da, die diese Markierung aufweisen.

Labels erstellen
Um ein neues Label zu erstellen, öffnet man einfach die Einstellungen und klickt dann auf den Unterpunkt Label. Hier befinden sich alle bisher erstellten Labels – standardmäßig gibt es keine. Unter dieser Liste erscheint ein kleines Eingabefeld mit dem Titel Neues Label erstellen. Hier gibt man nun einfach den gewünschten Namen an (dieser kann später immer wieder geändert werden) und klickt auf Erstellen – Fertig.

Labels setzen/entfernen
Klickt man nun irgendeine beliebige eMail in seinem Postfach an, befindet sich darüber ein DropDown-Menü mit dem Titel „Weitere Aktionen“. Ganz unten in diesem Menü steht nun eine Liste mit allen erstellten Labels. Klickt man eines an, so wurde die eMail mit diesem Label markiert.

Um ein Label wieder zu entfernen geht man ganz genauso vor, nur dass man nun bis ganz nach unten scrollt und unter dem Menüpunkt „Label entfernen“ das jeweilige Label anklickt das entfernt werden soll. Danach ist es entfernt.

eMails mit Labels ansehen
Beim anschauen der eMails mit bestimmten Labels funktioniert das ganze System wieder so wie das Ordner-System. Links im Menü befindet sich eine Liste aller Labels, klickt man eines davon an so werden alle eMails angezeigt die mit diesem Label versehen sind. Alternativ kann man auch oben in das Suchfeld „label: “ eingeben um diese Liste zu sehen – je nachdem wie es einem lieber ist.

Filter erstellen
Natürlich ist es auch möglich diese Labels automatisch setzen zu lassen, das passiert mit den Filtern. Nehmen wir einfach mal an dass ihr alle eMails die ihr von mir bekommt ‚JensMinor at Google Mail dot com‘ mit dem Label „Jens“ versehen wollt, dann geht ihr folgendermaßen vor:
1. Oben neben dem Eingabfeld auf „Filter erstellen“ klicken. Dann erscheint eine Liste mit Optionen die die entsprechenden eMails erfüllen müssen.
2. Im Feld „Von:“ JensMinor at Google Mail dot com ([email protected], dot =., Leerzeichen entfernen) eintragen und auf „Nächster Schritt »“ klicken.
3. Im unteren Feld erscheinen nun alle eMails die diesen Kriterien entsprechen. Überprüft hier, ob ihr genügend Optionen angegeben habt damit wirklich nur die eMails markiert werden die ihr gewünscht habt.
4. Gebt jetzt an was mit diesen eMails passieren soll. In unserem Fall wollen wir ein Label anbringen. Wir wählen also das entsprechende Label aus dieser Liste aus. Und falls das gewünschte Label noch nicht existiert klickt man einfach auf „Neues Label“, gibt den Namen ein und es wird sofort erstellt.
5. Fertig. Ab sofort werden alle eingehenden eMails mit dem entsprechenden Label markiert. Beachtet dabei, dass alle schon vorhandenen eMails nicht gelabelt werden – das müsst ihr manuell nachholen.
Nachtrag: » Filter bei Google Mail nachträglich anwenden

Filter erweitern
Manche Personen besitzen mehrere eMail-Adressen, so dass ihr nie genau wissen könnt von welcher aus sie euch nun schreiben. Ihr wollt aber trotzdem bei allen das selbe Label anbringen. Ihr müsst dazu keinen neuen Filter erstellen, sondern könnt einfach den vorhandenen bearbeiten. Das tut ihr mit folgenden Schritten:
1. „Filter erstellen“ anklicken
2. „Aktuelle Filter anzeigen“ anklicken. Und nun erscheint eine Liste mit allen bisher erstellten Filtern.
3. Wählt den entsprechenden Filter aus, in unserem Fall: „From: JensMinor at Google Mail dot com“ und klickt auf „bearbeiten“
4. Ändert die Optionen nun so, dass in der „Von:“-Zeile steht: „JensMinor at Google Mail dot com OR JensMinor at jmboard dot com“
5. Speichen und fertig.

Das Schlüsselwort OR steht wie die englische Übersetzung für ODER, und sagt Google Mail dass eines der beiden Kriterien erfüllt sein muss um diesen Filter anzuwenden. Es gibt auch noch das Schlüsselwort AND – Beide Kriterien müssen erfüllt sein. Spielt einfach mal ein bißchen damit herum und probiert es aus.


Ich hoffe ich habe euch mit dieser kleinen Einführung geholfen. Für die meisten von euch war dies sicher nichts neues gewesen, aber wenn ich auch nur einer Person geholfen habe, hat sich diese ganze Schreibarbeit ja schon gelohnt 😉
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