Neue D&S-Funktionen: Formatierungsregeln & Fehlerbehandlung

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Googles Tabellenkalkulation Spreadsheets kann mal wieder mit ein paar neuen Features aufwarten die bei einer guten Tabellenkalkulationssoftware standardmäßig dabei sein sollten und das Online Office-Paket immer weiter komplettieren: Zellen können jetzt gleich massenweise nach bestimmten Regeln formatiert werden, es können einzelne Spalten oder Zeilen ausgeblendet werden und die Funktionen zum Drucken und der Fehlerbehandlung wurden komplett überarbeitet.

Spreadsheets: Neues auf einem Blick
Zellen nach Regeln formatieren
Mit der neuen Formatierungs-Funktion lässt sich eine bestimmte Formatierung auf beliebig viele Zellen mit sehr leichten Filterregeln anwenden: z.B. könnte man sich alle Kontobewegungen anzeigen lassen und alles was unter 0 ist rot färben und dementsprechend alles was über 0 liegt in grün einfärben. Auf diese Weise kann man sich einen schnellen Überblick verschaffen und sich fragen was man falsch gemacht hat wenn die ganze Tabelle plötzlich rot wird 😉

Als weitere Filterregeln kann aber z.B. auch nach einem bestimmtem Text gesucht werden der entweder enthalten sein muss oder eben nicht enthalten sein darf. Für jede Regel kann derzeit nur die daraus resultierende Hintergrund- und Textfarbe eingestellt werden. Eine weitere Formatierung des Textes ist derzeit leider noch nicht möglich, dürfte aber sicherlich mit der nächsten Version folgen.

Zeilen/Spalten ausblenden
Gerade bei sehr großen Tabellen mit vielen Zahlen würde man sich wünschen vor einem 100″-Monitor zu sitzen um sich einen ordentlichen Überblick über die endlosen Kolonnen zu verschaffen. Alternativ kann man bei einer Tabellenkalkulation aber natürlich auch unwichtige Spalten oder Zeilen ausblenden – und in der neuesten Version kann Spreadsheets das jetzt auch endlich.

Blendet man eine Zeile oder Spalte aus, wird zwischen der vorherigen und der nächsten Spalte/Zeile im Header ein kleines Symbol mit dem Buchstaben/Zahl des ausgeblendeten Elements angezeigt. Ein Klick auf das Symbol blendet das ganze wieder ein und deaktiviert die Ausblenden-Funktion wieder. Besser wäre es, wenn man mit einem erneuten Klick die Zeile/Spalte wieder ausblenden könnte, denn manchmal möchte man ja nur einen ganz kurzen Kontrollblick erhaschen und dann soll das ganze wieder verschwinden. Sollte Google beim nächsten Update nachrüsten.

Drucken & Fehlerbehandlung
Um das Dokument auch beim ausdrucken nicht zu verfälschen wird es jetzt vor dem Druck noch in eine PDF-Datei exportiert und diese dann gedruckt. Das mag zwar funktionieren, wird aber die User verjagen die keinen PDF Reader installiert haben – ich hoffe Spreadsheets ist so klug, stellt dies fest und druckt dann in der klassischen Variante als HTML. Bei mir funktioniert das zur Zeit übrigens noch nicht, es wird normal im HTML-Modus gedruckt und kein PDF angezeigt oder vorgeladen.

Was bei Tabellenkalkulationen – bevorzugt mit vielen Formeln die aufeinander aufbauen – auch gerne passiert ist, dass statt dem gewünschten Ergebnis einfach nur „#UNDEFINED“ in der Zelle steht und der User darf raten von wo dieses Problem ausgeht. Um dies jetzt zu vereinfachen kann man sich eigene Fehlermeldungen mit der Funktion IFERROR erstellen:

IFERROR(0/0, „Division durch 0 ist nicht möglich“)

gibt statt dem UNDEFINED einfach die selbst eingegebene Fehlermeldung aus. Findet keine Division durch 0 statt wird die Formel normal durchgerechnet. Wirklich eine sehr praktische Funktion, aber leider sehr aufwändig bei schon fertigen Tabellen nachzurüsten – das sollte man automatisieren können.

P.S. Die neuen Funktionen stehen auch in der deutschen Version zur Verfügung, sind aber noch nicht 100%ig übersetzt worden, so taucht z.B. im deutschen Menü ebenfalls „Change Format with Rules“ oder „Cell is empty“ auf. Merkwürdig, alles drumrum ist übersetzt…

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