Office-Lizenzen: Kauf statt Abo – wann sich gebrauchte Lizenzen rechnen

Für etliche Menschen gehören Word, Excel und PowerPoint zum digitalen Alltag. Wer die Programme regelmäßig nutzt, wird allerdings schnell mit einer wichtigen Frage konfrontiert: Lohnt sich der Abschluss eines Microsoft-365-Abonnements oder ist eine Office-Lizenz, die nur einmal gekauft werden muss, auf Dauer günstiger? Neben klassischen Kauflizenzen werden oft auch gebrauchte Versionen angeboten, die teilweise deutlich günstiger sind.

Allerdings wäre es falsch, hier ausschließlich auf die Preise zu achten. Vielmehr ist es ratsam, auch andere Überlegungen, wie:

• Welche Programme brauche ich wirklich?
• Wie lange möchte ich die entsprechende Software nutzen?
• Welche Leistungen sind im jeweiligen Angebot enthalten?

nicht auszuklammern.

Was spricht dafür, Office Lizenzen gebraucht zu kaufen?

Vorweg: Wer Microsoft Office gebraucht kaufen möchte, erwirbt keine Software, die (anders als es bei einem klassischen Gebrauchsgegenstand der Fall sein kann) abgenutzt ist. Das bedeutet, dass die Qualität des Programms gleichbleibt. „Gebraucht“ ist vielmehr das Nutzungsrecht, das ursprünglich einem anderen Käufer eingeräumt wurde.

Entsprechende Lizenzen können zum Beispiel von Unternehmen stammen, die ihre IT umstellen, Arbeitsplätze reduzieren oder auf ein anderes Softwaremodell wechseln. Die Nutzungsrechte, die dann nicht mehr benötigt werden, werden dann von spezialisierten Händlern wieder auf den Markt gebracht.

Beim Kauf ist es dann wichtig, genau darauf zu achten, welche Edition angeboten wird. In Office Home 2024 sind Word, Excel, PowerPoint und OneNote enthalten. Das Programm ist allerdings für die private Nutzung vorgesehen. Office Home & Business 2024 umfasst zusätzlich Outlook und darf auch für geschäftliche Zwecke eingesetzt werden.

Ein wesentlicher Vorteil gebrauchter Office-Lizenzen besteht darin, dass Käufer eine voll funktionsfähige Softwareversion zu einem oft deutlich niedrigeren Preis (im Vergleich zum Neukauf) erhalten. Da sich die Programme in technischer Hinsicht nicht von einer neuen Lizenz derselben Version unterscheiden, müssen die Nutzer weder bei der Leistung noch in Bezug auf den Funktionsumfang Abstriche machen. Vor allem Privatpersonen und kleinere Unternehmen, die ihre Office-Programme über mehrere Jahre nutzen und nicht regelmäßig auf neue Versionen umsteigen möchten, können auf diese Weise Geld sparen.

Microsoft 365 oder Kauflizenz: Was kostet die Nutzung über fünf Jahre?

Beide Optionen unterscheiden sich vor allem in Bezug auf die Zahlungsweise voneinander. Denn:

• Für die Nutzung von Microsoft 365 fallen wiederkehrende Gebühren an.
• Eine Kauflizenz wird einmalig bezahlt.

Für Microsoft 365 Single wird aktuell ein Jahrespreis von 99 Euro fällig. Über drei Jahre ergeben sich daraus 297 Euro, über fünf Jahre 495 Euro. Wer stattdessen monatlich 10 Euro bezahlt, kommt auf 120 Euro jährlich und damit auf 600 Euro innerhalb von fünf Jahren.

Zum Vergleich: Office Home 2024 kostet bei Microsoft regulär 149 Euro. Rein rechnerisch wird der einmalige Kauf gegenüber dem jährlich bezahlten Single-Abonnement bereits im zweiten Nutzungsjahr günstiger.

Bei einer gebrauchten Kauflizenz kann der preisliche Unterschied noch größer ausfallen. Angenommen, eine Version, die zu den eigenen Erwartungen passt, kostet 70 Euro, während für das Abonnement jährlich 99 Euro anfallen. Nach drei Jahren liegt die rechnerische Ersparnis hier schon bei 227 Euro.

Achtung: Bei den angegebenen 70 Euro handelt es sich lediglich um ein Beispiel. Außerdem bietet Microsoft 365 zusätzliche Leistungen. Um sicherzustellen, dass der jeweilige Kostenvergleich auch wirklich aussagekräftig ist, ist es wichtig, zu berücksichtigen, ob diese überhaupt für die eigenen Einsatzzwecke interessant sind und ob während des betrachteten Zeitraums ein kostenpflichtiger Versionswechsel notwendig wird.

Welche Zusatzfunktionen bietet Microsoft 365?

Wer hauptsächlich Textdokumente schreibt, Tabellen erstellt oder Präsentationen vorbereitet, braucht wahrscheinlich nur die klassischen Office-Anwendungen. Für solche Aufgaben reicht eine entsprechende Kauflizenz aus.

Microsoft 365 bietet darüber hinaus zusätzliche Möglichkeiten. Im Single-Abonnement ist ein Terabyte OneDrive-Cloudspeicher enthalten. Mit seiner Hilfe lassen sich Dateien geräteübergreifend synchronisieren und von unterschiedlichen Orten aus bearbeiten.

Auch die allgemeinen Ansprüche an die Gerätenutzung werden auf der Suche nach der passenden Lösung relevant. Office Home 2024 ist für die Installation auf einem PC oder Mac vorgesehen. Dagegen erlaubt Microsoft 365 Single die Nutzung auf mehreren Geräten mit bis zu fünf gleichzeitigen Anmeldungen.

Bei den aktuellen Abonnements spielen außerdem KI-Funktionen eine immer wichtigere Rolle. Welche Möglichkeiten dabei im Einzelnen genutzt werden können und welche Limits gelten, hängt allerdings vom jeweiligen Tarif ab.

Zwei weitere, wichtige Details: Support und Kompatibilität

Wer eine dauerhaft gültige Kauflizenz erwirbt, sollte nicht voraussetzen, dass die dazugehörige Software unbegrenzt mit Sicherheitsupdates versorgt wird. Stattdessen legt Microsoft für seine Office-Versionen bestimmte Supportzeiträume fest.

Ein besonders aktuelles Beispiel ist Office 2021: Hier endet der Support am 13. Oktober 2026. Danach funktionieren die Programme zwar in der Regel weiterhin, Microsoft stellt jedoch keine neuen Updates mehr bereit. Vor allem diejenigen, die regelmäßig Dokumente aus unbekannten Quellen öffnen, sollten dieses Risiko berücksichtigen.

Ergänzend hierzu ist es auch wichtig, die Kompatibilität der jeweiligen Lösung mit den genutzten Systemen zu überprüfen. Nicht jede ältere Office-Version eignet sich für jedes aktuelle Betriebssystem. Darüber hinaus können bei der Arbeit mit neueren Programmversionen Unterschiede auftreten, wenn Dokumente Funktionen enthalten, die eine ältere Ausgabe nicht unterstützt.

Informationen rund um rechtssichere Lizenzkäufe: Worauf sollte man achten?

Der Weiterverkauf gebrauchter Software ist in der Europäischen Union unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Viele Details, die dabei in rechtlicher Hinsicht relevant werden, sind im Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 3. Juli 2012 in der Rechtssache UsedSoft gegen Oracle aufgeführt.

Das bedeutet allerdings nicht, dass mit jedem angebotenen Produktschlüssel automatisch ein rechtmäßiges Nutzungsrecht einhergeht. Wichtig ist auch, dass die Voraussetzungen für die Erschöpfung des Verbreitungsrechts erfüllt sind und der ursprüngliche Käufer das Produkt nicht mehr nutzt.

Seriöse Händler arbeiten hier in jeglicher Hinsicht transparent und sind natürlich auch bereit, Rückfragen zu beantworten. Im Gegensatz dazu sollten Angebote, die lediglich einen Aktivierungsschlüssel ohne weitere Informationen enthalten, kritisch gesehen werden. Dass ein Programm auf technischer Ebene aktiviert werden kann, bedeutet noch nicht, dass ein Nachweis für ein rechtmäßig erworbenes Nutzungsrecht vorliegt.

Lizenzverwaltung in Unternehmen: So behalten Verantwortliche den Überblick

Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt, desto wichtiger wird es, den Überblick über die jeweils genutzte Software zu bewahren. Wichtig ist es in diesem Zusammenhang, die Zuordnung der Nutzungsrechte zu einzelnen Geräten und die Dokumentation des Lizenzbestands zu organisieren.

Dabei empfiehlt es sich, ein zentrales Lizenzverzeichnis anzulegen. In diesem können:

• Informationen zur jeweiligen Office-Version
• die Anzahl der erworbenen Nutzungsrechte
• die zugehörigen Kaufbelege
• die betreffenden Arbeitsplätze

erfasst werden. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen oder wird ein Rechner ausgetauscht, fällt es so leichter, nachzuvollziehen, welche Lizenzen weiterhin benötigt werden und welche gegebenenfalls neu zugeordnet werden können.

 

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