Viele Unternehmen setzen auch für die Zukunft große Hoffnungen in die fortlaufende Digitalisierung – und investieren entsprechend in moderne Cloudlösungen wie Google Workspace.
In der Praxis zeigt sich allerdings häufig ein anderes Bild als erhofft: Statt Effizienzsteigerung erleben die Teams Unübersichtlichkeiten, eine doppelte Datenhaltung und stockende Abläufe. Ein zentraler Grund dafür liegt in der fehlenden Abstimmung zwischen Systemen, Abteilungen und Nutzenden.
Die Zahlen bestätigen diesen Eindruck. Laut einer Bitkom-Erhebung beklagen mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen Probleme mit der Kompatibilität und Synchronisation ihrer digitalen Anwendungen. Besonders betroffen sind davon Kommunikationsprozesse und Dateiablage. In diesen Bereichen entstehen schnell parallele Strukturen, wenn Mitarbeitende eigenständig Tools einführen oder Funktionen uneinheitlich nutzen.
Google Workspace: Strategisch vorgehen
Google Workspace zählt zu den beliebtesten Anwendungen, wenn es um produktives Arbeiten im Unternehmensumfeld geht.
Mit Hilfe der zentralen Tools wie Gmail, Google Drive, Meet und Docs lassen sich Prozesse kollaborativ gestalten und Informationen schnell teilen. Die Integration weiterer Anwendungen über den Workspace Marketplace ermöglicht zudem eine flexible Erweiterung, beispielsweise durch Projektmanagement- oder Automatisierungstools.
Doch ohne eine einheitliche Struktur bleibt auch das größte Potential begrenzt. Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand für Governance, Nutzerrechteverwaltung und Datenarchitektur. Genau hier setzen Lösungen an, die für systemübergreifende Transparenz sorgen. LUY bietet zum Beispiel mit nur einem Tool für die Business Navigation die Möglichkeit, stets den Überblick auf das Zusammenspiel zwischen Business- und IT-Systemen, Prozessen und den beteiligten Menschen zu behalten
Gerade in komplexen Arbeitsumgebungen unterstützt die professionelle Business Navigation dabei, Inkonsistenzen früh zu erkennen und Schnittstellen reibungslos zusammenzubringen, auch im Zusammenspiel mit Google Workspace.
Struktur schaffen: Von Tool-Vielfalt zu klaren Prozessen
Die technische Infrastruktur von Google Workspace erlaubt unter anderem eine präzise Rechtevergabe, zentralisierte Geräteverwaltung und standortübergreifende Zusammenarbeit. Doch die Tools wirken in der Praxis nur dann wirklich entlastend, wenn Unternehmen auch intern klare Regeln für Nutzung und Verantwortlichkeiten festlegen.
Eine Umfrage des Digitalverbands eco zeigt, dass nur knapp 40 Prozent der deutschen Unternehmen, die mit Cloud-Software arbeiten, die zur Verfügung stehenden Sicherheitsfunktionen vollständig umgehen. Noch seltener finden sich dokumentierte Nutzungsrichtlinien oder standardisierte Arbeitsabläufe für den täglichen Umgang mit den geteilten Inhalten.
Wird hingegen von Anfang an klar definiert, wer Zugriff auf welche Ordner hat, wie die Versionierungen gehandhabt werden oder welche Art der Kommunikation über Google Chat läuft, lassen sich sowohl Fehlerquellen als auch Reibungsverluste deutlich reduzieren. Auch regelmäßige Schulungen helfen, beispielsweise bei der gezielten Einführung neuer Funktionen und ihrer einheitlichen Nutzung.
Digitale Werkzeuge brauchen digitale Haltung
Technologie allein löst noch keine Strukturprobleme. Erst wenn sich ein gemeinsames Verständnis für Prozesse und Zusammenarbeit in einem Unternehmen etabliert, entfalten Tools wie Google Workspace ihren vollen Nutzen. Zentral dafür ist eine IT-Strategie, die sich nicht nur auf die Software konzentriert, sondern auch auf Verständlichkeit, Nutzerorientierung und eine sinnvolle Verbindung der Abläufe setzt.
Ein Beispiel: Die KI-Funktionen von Google Docs können repetitive Aufgaben wie Textergänzungen oder Formulierungshilfen übernehmen. Ist jedoch unklar, wer die finalen Inhalte verantwortet oder wie mit mehreren Dokumentversionen umgegangen wird, führt selbst die beste Automatisierung schnell ins Leere.
Digitale Ordnung entsteht also nicht nur durch die Technologie, es braucht auch Klarheit in ihrer Anwendung. Unternehmen, die Tools wie Google Workspace gezielt integrieren statt nur zu implementieren, legen den Grundstein für ein wirklich produktives Arbeiten im digitalen Alltag.